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Der perfekte Onboarding-Prozess für Mitarbeiter

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Tipps & Tricks

Alexander Knechtl

In diesem Blog lernst du was ein Onboarding-Prozess ist und alles was du wissen musst um ein perfektes Onboarding für deine Mitarbeiter aufbauen zu können. Unsere Expertise beruht auf über 280 erfolgreich implementierten Onboarding-Prozessen, sowohl intern als auch bei unseren Kunden.

Was ist ein Onboarding-Prozess und für was brauche ich das?

Das Onboarding von Mitarbeitern ist der anfängliche Einarbeitungs-Prozess von neuen Mitarbeitern und einer der wichtigsten, falls nicht sogar der wichtigste Prozess in Unternehmen. Dieser Prozess beginnt in der Regel mit der Anstellung des Mitarbeiters und dauert oft mehrere Monate, in denen der neue Mitarbeiter schrittweise in seine neue Rolle und die Unternehmenskultur eingeführt wird.

Warum ein gutes digitales Onboarding so wichtig ist:

Schneller einsatzfähig: Ist das Onboarding effektiv, kann der Mitarbeiter früher wertvolle Arbeit leisten und dem Unternehmen bei der Erreichung wirtschaftlicher Ziele helfen.
Höhere Mitarbeiterbindung: Gutes Onboarding trägt dazu bei, dass sich ein Mitarbeiter verbundener fühlt mit dem Unternehmen.
Verbesserte Unternehmenskultur: Das Einführen neuer Mitarbeiter in die Kultur und Werte des Unternehmens tragen dazu bei, eine positive & einheitliche Kultur zu fördern.
Verbesserte Kommunikation: Onboarding bietet eine Gelegenheit, klare Kommunikationskanäle zu etablieren und reduziert zeitfressende Fragen.
Verringerter Stress-Level: Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, den bei einem Jobwechsel typischerweise auftretenden Stress abzubauen.

Onboarding - Die 3 wichtigsten Phasen:

Phase 1: Das Preboarding

Preboarding ist ein Prozess, der vor dem eigentlichen Onboarding stattfindet, also noch bevor ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Es handelt sich dabei um Maßnahmen, die darauf abzielen, die Bindung des neuen Mitarbeiters an das Unternehmen zu stärken, noch bevor er seinen ersten Arbeitstag hat.

Beispiele für Preboarding-Aktivitäten

Informationen bereitstellen: Du kannst neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag mit Videos oder Online-Kursen versorgen, die einen Einblick in das Unternehmen und die jeweilige Rolle geben können.
Formalitäten klären: Ist das Vertragliche geregelt? Sind Zugriffsrechte geklärt? Hat die/der Neue passende Dienstkleidung? Dies sollte mindestens ein bis zwei Wochen vor Arbeitsbeginn erledigt sein.
Arbeitsplatz vorbereiten: Funktioniert der Zugang in das Büro? Gibt es einen PC und ein Firmentelefon für den Mitarbeiter? Hat der neue Mitarbeiter einen Arbeitsplatz? Wurden die Zugangsdaten bereits generiert? Benötigt man zusätzliche Lizenzen für Programme?‍
Mitarbeiterschulung organisieren: Benötigt der neue Kollege zusätzliche Schulungen in einem bestimmten Gebiet, beispielsweise für den Umgang mit ausgewählten Programmen oder Geräten? Diese sollten im Idealfall bereits vor dem ersten Arbeitstag erstellt und vorbereitet werden.

Das Preboarding ist eine Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, seine Motivation und sein Engagement zu fördern und den Übergang in das Unternehmen zu erleichtern. Es trägt dazu bei, die Produktivität des Mitarbeiters ab dem ersten Arbeitstag zu steigern und seine Bindung an das Unternehmen zu stärken.

Phase 2: Das Onboarding neuer Mitarbeiter

Onboarding am ersten Arbeitstag:

Der erste Arbeitstag ist entscheidend, da er einen starken ersten Eindruck von der neuen Arbeitsumgebung vermittelt. Ein gut geplantes Programm für den ersten Tag kann dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter sich willkommen und geschätzt fühlen und schnell im Unternehmen zurechtkommen.

Hier sind einige Vorschläge für einen guten Ablauf des ersten Arbeitstages:

Begrüßung: Starte den Tag mit einer herzlichen Begrüßung. Das kann vom Chef, dem HR-Team oder dem Geschäftsführer kommen. Zeige Wertschätzung und freue dich, dass der neue Kollege jetzt ein Teil des Teams ist.
Büroführung: Zeig dem neuen Mitarbeiter das Büro und die wichtigsten Orte wie Küche, die Toiletten und die Konferenzräume.
Arbeitsplatz einrichten: Stelle sicher, dass der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vollständig ausgestattet ist, einschließlich Computer, Telefon und allen erforderlichen Arbeitsmitteln.
Vorstellung des Teams: Stell den neuen Mitarbeiter dem Rest des Teams vor und gib ihm die Möglichkeit, sich mit allen anzufreunden, Beziehungen aufzubauen.
Organisatorisches: Erklär ihm die Grundlagen wie Arbeitszeiten, Pausenregelungen, IT-Systeme, Sicherheitsprotokolle und zeige, an wen man sich bei Fragen wenden kann.
Arbeitsaufgaben: Gib ihm einen Überblick, über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten und vielleicht kannst du ihm ein kleines Projekt für den ersten Tag geben, das er erfolgreich bewältigen kann.
Mentor/Buddy-System: Falls es in deinem Unternehmen ein Mentor- oder Buddy-System existiert, stell ihm seinem Mentor/Buddy vor, der bei Fragen und Anliegen helfen kann.
Einladung zum Mittagessen: Lade den neuen Mitarbeiter zum Mittagessen ein, vielleicht mit dem ganzen Team oder einem Manager, um ihm das Gefühl zu geben, willkommen zu sein.

Denke daran, dass der erste Tag oft überwältigend sein kann. Versuche daher, eine Balance zwischen der Vermittlung von notwendigen Informationen und der Schaffung einer entspannten, einladenden Atmosphäre zu finden.

Phase 3: Das Postboarding (Kontinuierliche Weiterbildung)

Postboarding ist die Phase nach dem Onboarding, in der sichergestellt wird, dass der Mitarbeiter vollständig in sein Team und seine Rolle im Unternehmen integriert ist und über die notwendigen Ressourcen und Kenntnisse verfügt, um erfolgreich zu sein.

Dieser Prozess kann auch als fortlaufende Mitarbeiterentwicklung betrachtet werden.

Postboarding kann verschiedene Aspekte beinhalten:

Kontinuierliches Lernen und Entwicklung: Dies kann durch Schulungen, Workshops oder individuelle Coaching-Sitzungen erfolgen um die Fähigkeiten und Kenntnisse des Mitarbeiters kontinuierlich zu erweitern und zu aktualisieren.
Feedback und Leistungsbeurteilungen: Regelmäßige Check-ins und formelle Bewertungen helfen dabei, die Leistung des Mitarbeiters zu überwachen und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.
Karriereplanung: Postboarding kann auch Unterstützung bei der Karriereentwicklung beinhalten, indem Möglichkeiten für Fortschritte oder Rollenwechsel innerhalb des Unternehmens aufgezeigt werden.
Bindung und Engagement: Postboarding-Strategien können auch darauf abzielen, das Engagement und die Bindung des Mitarbeiters zu fördern, beispielsweise durch Anerkennung und Belohnung von Leistungen, Teambuilding-Aktivitäten oder Möglichkeiten zur Beteiligung an Entscheidungsprozessen.

In dieser Phase eignet sich eine digitale Schulungsplattform wie LearningSuite ideal, da Kursinhalte ständig erweitert und angepasst werden können.

Wie baut man nun das perfekte Mitarbeiter-Onboarding auf?

Nach dem ersten Arbeitstag geht es jetzt darum, den Mitarbeiter in schnellster Zeit in Höchstform zu bringen. Wichtig ist, dass der neue Mitarbeiter nicht zu viel wertvolle Zeit bei Fragen an die Führungskräfte in Anspruch nimmt, denn dadurch würde sich die Effizienz des Teams für den Zeitraum des Onboarding-Prozesses reduzieren.

Um das Problem des ständigen Nachfragens von neuen Mitarbeitern auf null zu reduzieren, hat sich bei größeren Unternehmen bereits seit längerem etabliert, auf digitale Schulungsinhalte zu setzen.

Vorteile eines digitalen Mitarbeiter-Onboardings:

Skalierbarkeit: Ein digitales Onboarding-Programm kann leicht auf eine größere Anzahl von Mitarbeitern skaliert werden, ohne dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Das ist besonders hilfreich für wachsende Unternehmen oder Unternehmen mit vielen Standorten.
Konsistenz: Durch die Digitalisierung stellst du sicher, dass alle Mitarbeiter die gleichen Informationen erhalten und die gleichen Erfahrungen machen, unabhängig davon, wer das Onboarding durchführt.
Flexibilität: Digitales Onboarding ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich die Informationen anzusehen und die Aufgaben zu erledigen, wann und wo es ihnen am besten passt.
Nachvollziehbarkeit: Mit digitalen Tools kannst du leicht überprüfen, welche Informationen die Mitarbeiter bereits erhalten haben und wo sie vielleicht noch Unterstützung benötigen.
Einfaches Sammeln von Feedback: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Inhalten Feedback zu geben. So können Führungskräfte ihre Kurse kontinuierlich verbessern.

Abschließend lässt sich festhalten, dass ein effektiver Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist, um die Integration, Produktivität und Bindung von Mitarbeitern zu fördern.

Von der Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag über die herzliche Begrüßung am ersten Arbeitstag bis hin zur kontinuierlichen Weiterbildung und Entwicklung im Postboarding, jeder Schritt spielt eine wichtige Rolle.

Die Einführung von digitalen Schulungsinhalten hat sich als eine äußerst effiziente Methode erwiesen, um den Onboarding-Prozess zu optimieren. Es ermöglicht Unternehmen, konsistente Schulungserfahrungen zu bieten, Skalierbarkeit zu gewährleisten und die Effizienz zu steigern.

Denkt daran, dass ein gut gestalteter Onboarding-Prozess nicht nur den neuen Mitarbeitern zugutekommt, sondern auch das Unternehmen stärkt, indem es die Mitarbeiterbindung und die Unternehmenskultur fördert.

Ich hoffe, euch hat mein Blog zum Thema “der beste Weg um Online Kurse zu erstellen” gefallen und war hilfreich :)