Idealny proces onboardingu dla pracowników

Czym jest proces onboardingu i do czego jest mi potrzebny?

Onboarding pracowników to początkowy proces wdrażania nowych pracowników i jeden z najważniejszych, jeśli nie najważniejszy, procesów w firmie. Proces ten zazwyczaj rozpoczyna się wraz z zatrudnieniem pracownika i często trwa kilka miesięcy, podczas których nowy pracownik jest stopniowo wprowadzany w swoją nową rolę i kulturę organizacyjną.

Dlaczego dobry cyfrowy onboarding jest tak ważny:

Onboarding – 3 najważniejsze fazy:

Faza 1: Preboarding

Preboarding to proces, który odbywa się przed właściwym onboardingiem, czyli zanim nowy pracownik rozpocznie pracę. Są to działania mające na celu wzmocnienie więzi nowego pracownika z firmą, jeszcze zanim nadejdzie jego pierwszy dzień pracy.

Przykłady działań preboardingowych

1. Udostępnianie informacji: Możesz zapewnić nowym pracownikom, jeszcze przed pierwszym dniem, dostęp do filmów lub kursów online, które mogą dać wgląd w firmę i ich konkretną rolę.
2. Uregulowanie formalności: Czy kwestie umowne są uregulowane? Czy prawa dostępu są wyjaśnione? Czy nowa osoba ma odpowiedni strój służbowy? Powinno to być załatwione co najmniej tydzień lub dwa przed rozpoczęciem pracy.
3. Przygotowanie miejsca pracy: Czy dostęp do biura działa? Czy pracownik ma komputer i telefon służbowy? Czy nowy pracownik ma swoje stanowisko pracy? Czy dane do logowania zostały już wygenerowane? Czy potrzebne są dodatkowe licencje na programy?‍
4. Organizacja szkoleń dla pracowników: Czy nowy kolega potrzebuje dodatkowych szkoleń w określonej dziedzinie, na przykład w zakresie obsługi wybranych programów lub urządzeń? Idealnie, powinny one zostać przygotowane i zaplanowane jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

Preboarding to sposób na powitanie nowego pracownika, wspieranie jego motywacji i zaangażowania oraz ułatwienie mu przejścia do firmy. Przyczynia się to do zwiększenia produktywności pracownika od pierwszego dnia pracy i wzmocnienia jego więzi z firmą.

Faza 2: Onboarding nowych pracowników

Onboarding w pierwszym dniu pracy:

Pierwszy dzień pracy jest kluczowy, ponieważ tworzy silne pierwsze wrażenie o nowym środowisku pracy. Dobrze zaplanowany program na pierwszy dzień może pomóc nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi i docenionymi oraz szybko odnaleźć się w firmie. 

Oto kilka propozycji na udany przebieg pierwszego dnia pracy:

1. Powitanie: Rozpocznij dzień od serdecznego powitania. Może to zrobić szef, zespół HR lub dyrektor zarządzający. Okaż uznanie i wyraź radość, że nowy członek zespołu jest teraz częścią zespołu.
2. Oprowadzenie po biurze: Pokaż nowemu pracownikowi biuro i najważniejsze miejsca, takie jak kuchnia, toalety i sale konferencyjne.
3. Przygotowanie stanowiska pracy: Upewnij się, że stanowisko pracy nowego pracownika jest w pełni wyposażone, włączając w to komputer, telefon i wszystkie niezbędne narzędzia pracy.
4. Przedstawienie zespołu: Przedstaw nowego pracownika reszcie zespołu i daj mu możliwość nawiązania znajomości i zbudowania relacji.
5. Kwestie organizacyjne: Wyjaśnij mu podstawy, takie jak godziny pracy, zasady przerw, systemy IT, protokoły bezpieczeństwa i wskaż, do kogo może się zwrócić w razie pytań.  
6. Zadania służbowe: Przedstaw mu przegląd zadań i obowiązków i być może przydziel mu mały projekt na pierwszy dzień, który będzie mógł pomyślnie zrealizować.
7. System mentora/opiekuna: Jeśli w Twojej firmie istnieje system mentora lub opiekuna, przedstaw mu jego mentora/opiekuna, który będzie mógł pomóc w razie pytań i wątpliwości.
8. Zaproszenie na lunch: Zaproś nowego pracownika na lunch, być może z całym zespołem lub menedżerem, aby poczuł się mile widziany.

Pamiętaj, że pierwszy dzień może być często przytłaczający. Dlatego staraj się znaleźć równowagę między przekazywaniem niezbędnych informacji a tworzeniem swobodnej, przyjaznej atmosfery.

Faza 3: Postboarding (ciągły rozwój)

Postboarding to faza po onboardingu, w której upewnia się, że pracownik jest w pełni zintegrowany ze swoim zespołem i rolą w firmie oraz posiada niezbędne zasoby i wiedzę, aby odnieść sukces. 

Proces ten można również postrzegać jako ciągły rozwój pracowników.

Postboarding może obejmować różne aspekty:

1. Ciągłe uczenie się i rozwój: Może to odbywać się poprzez szkolenia, warsztaty lub indywidualne sesje coachingowe, aby stale poszerzać i aktualizować umiejętności oraz wiedzę pracownika.
2. Informacje zwrotne i oceny wyników: Regularne spotkania kontrolne (check-iny) i formalne oceny pomagają monitorować wyniki pracownika i identyfikować obszary wymagające poprawy.
3. Planowanie kariery: Postboarding może również obejmować wsparcie w rozwoju kariery, wskazując możliwości awansu lub zmiany ról w ramach firmy.
4. Zaangażowanie i lojalność: Strategie postboardingu mogą również mieć na celu wspieranie zaangażowania i lojalności pracownika, na przykład poprzez uznanie i nagradzanie osiągnięć, działania integracyjne (teambuilding) lub możliwości uczestnictwa w procesach decyzyjnych.

Na tym etapie cyfrowa platforma szkoleniowa, taka jak LearningSuite, jest idealna, ponieważ treści kursów mogą być stale rozszerzane i dostosowywane. 

Jak zatem zbudować idealny onboarding pracownika?

Po pierwszym dniu pracy chodzi teraz o to, aby pracownik jak najszybciej osiągnął pełną wydajność. Ważne jest, aby nowy pracownik nie zajmował zbyt wiele cennego czasu menedżerom, zadając pytania, ponieważ w ten sposób zmniejszyłaby się efektywność zespołu na czas trwania procesu onboardingu.

Aby zredukować do zera problem ciągłego zadawania pytań przez nowych pracowników, w większych firmach od dawna przyjęło się stawiać na cyfrowe treści szkoleniowe.

Zalety cyfrowego onboardingu pracownika:

Podsumowując, należy stwierdzić, że skuteczny proces onboardingu dla nowych pracowników ma kluczowe znaczenie dla wspierania integracji, produktywności i lojalności pracowników. 

Od przygotowań przed pierwszym dniem pracy, poprzez serdeczne powitanie w pierwszym dniu pracy, aż po ciągłe szkolenie i rozwój w ramach postboardingu – każdy krok odgrywa ważną rolę.

Wprowadzenie cyfrowych treści szkoleniowych okazało się niezwykle skuteczną metodą optymalizacji procesu onboardingu. Umożliwia ono firmom oferowanie spójnych doświadczeń szkoleniowych, zapewnienie skalowalności i zwiększenie efektywności.

Pamiętajcie, że dobrze zaprojektowany proces onboardingu nie tylko przynosi korzyści nowym pracownikom, ale także wzmacnia firmę, wspierając lojalność pracowników i kulturę organizacyjną.

Mam nadzieję, że mój blog na temat „najlepszego sposobu tworzenia kursów online” spodobał się Wam i był pomocny :)